Wat is eigenlijk de bedoeling?

Eigenaarschap en sociale innovatie in teams vanuit de bedoeling

Als management- en teamcoach kom ik vaak in teams waar het niet lekker loopt. Er zijn communicatieproblemen, onduidelijkheden, frustratie en soms zelfs (latente) conflicten. Kortom, er is onderstroom. En die onderstroom maakt dat er niet goed met elkaar samengewerkt wordt, dat de resultaten niet gehaald worden en dat er zeker niet geïnnoveerd wordt. Met alle gevolgen van dien. De meeste leidinggevenden of teamleiders vragen me vervolgens: “Leer ons beter te communiceren”. Of: “Help ons elkaar op een andere manier te leren kennen”. Eén vraag komt dan altijd bij mij naar boven: Wat is eigenlijk de BEDOELING? Het teamdoelmatigheidsmodel biedt daarvoor een mooi handvat!

Creëren van je eigen ruis

Maar al te vaak wordt de oplossing van leidinggevenden (en eerlijkheidshalve ook van trainers en teamcoaches) in genoemde situaties gezocht in een training communicatiestijlen, Belbin, een kleurentest etc. Allemaal prachtige hulpmiddelen en zeker zinvol in samenwerking op het werk – en ook privé – maar helaas niet afdoende om de onderstroom te tackelen. Dan kun je na je interventie als teamcoach of als trainer de volgende reactie van je opdrachtgever verwachten: “We hebben elkaar als mens zeker beter leren kennen maar wat ik maar niet snap is waarom onze samenwerking in de organisatie toch nog steeds als dikke stroop is?”

Verstoorde verhoudingen tussen teamleden komen vaak helemaal niet uit onverenigbare karakterverschillen of teamrollen. Deze onderstroom en ruis in de communicatie veroorzaken we namelijk vooral zelf. Die ruis sijpelt door alles heen. Wat veroorzaakt het dan wel? Doordat we één vraag nog niet beantwoord of zelfs niet gesteld hebben. Wat is eigenlijk de BEDOELING van dit team? Wat is de kapstok voor ons team waar we onze jassen aan gaan ophangen. En daarna pas onze sjaals, hoeden en petten? Ofwel de grote katholieke vraag : ”Waartoe zijn wij op aarde?” Zolang we (nog) niet met z’n allen JAAAAA gezegd hebben tegen de overkoepelende bedoeling van een team of projectgroep creëren we onze eigen ruis en onderstroom en kunnen we leren communiceren wat we willen maar verzinken al die fantastische hulpmiddelen en trainingen in het moeras. En onze jassen hangen over een stoel of liggen op de grond.

Teamdoelmatigheidsmodel

Om een team zo goed mogelijk te laten samenwerken heeft Fry e.a. daarom het Teamdoelmatigheidsmodel ontwikkeld. Deze methode vraagt niet eerst om uitleg van een theoretisch concept zoals kleurentesten, Belbin ect. om daarna te zoeken naar de relevantie en herkenbaarheid voor het team. Ook hoeft het team niet eerst in een (spel)simulatie te worden gebracht, waarna deze ervaringen moeten worden vergeleken met de situatie in het ‘echt’. Het model zet de eigen situatie en de actuele problemen van het team direct in een kader. En geeft direct tools voor eigenaarschap, interactie, verbetering en sociale innovatie.

Fry stelt dat dus je een team altijd van boven naar beneden moet opbouwen. Dus van de bedoeling naar communicatie.  Als je allemaal geen JAAAA gezegd hebt tegen de bedoeling, tegen de (sub)doelen, tegen de rollen, functies en taken die nodig zijn om die (sub)doelen te halen, tegen de kaders, processen, procedures, richtlijnen, regels en afspraken die nodig zijn zodat je collega’s hun rol kunnen vervullen zodat de doelen gehaald worden, dan weet je één ding zeker: er komt gedoe in de samenwerking en er wordt niet lekker gecommuniceerd. Een selffulfilling prophecy helaas.

De juiste volgorde

Wat moet je wel doen? Stel elkaar de volgende vragen en begin bovenaan.

1. Wat is de bedoeling van ons team? Waartoe is ons team op aarde, als het ware. Wat is ons overkoepelende doel? Waar gaat het ons nou allemaal om? Wat komen wij brengen?
2. Wat zijn onze (sub)doelen die uit de bedoeling vloeien? Wat hebben we met elkaar te doen en te bereiken zodat we de bedoeling waarmaken?
3. Welke rollen en functies hebben we nodig om de (sub)doelen te halen? Welke taken kennen die functies en rollen? Wie past vanuit zijn drijfveren/behoeften/talenten het beste bij welke rol?
4. Welke kaders, processen, procedures, regels en afspraken moeten we met elkaar maken zodat iedereen zijn rol/functie/taak zo kan doen dat hij/zij de (sub)doelen haalt en dus de bedoeling van ons team waarmaakt?
5. Hoe willen we met elkaar communiceren? Welk gedrag laten we zien naar elkaar zodat we de bedoeling waarmaken? Wat kunnen we van elkaar verwachten?

Tip 1:     Staakt het ergens op een bepaald niveau, ga dan naar terug naar een hoger liggend niveau. Problemen los je van onder naar boven op. De oplossing ligt zelden op het niveau waarop het probleem geconstateerd is.
Tip 2:     Natuurlijk moet de bedoeling van het team weer de bedoeling van de hele organisatie ondersteunen.

Door bovenstaande met elkaar te doen – al dan niet met behulp van een teamcoach – creëer je eigenaarschap, je een (h)echt team voelen en co-creator zijn van gezamenlijke teamdoelen en -resultaten. Dé voorwaarden voor goede samenwerking, doeltreffende communicatie en daarmee ook voor sociale innovatie. Want sociale innovatie komt ook van binnenuit. Echte sociale innovatie kan niet worden opgelegd door het management. Sociale innovatie werkt precies andersom. Ideeën om slimmer en beter (samen) te werken worden bedacht in het team en op de werkvloer. Want wie weten er nu beter wat er aan de hand is en wat er moet verbeteren dan de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren? Wie weet er nou beter wat de bedoeling is en wat voor innovatie daarvoor nodig is? Ideeën worden daarna pas besproken met het management of de directie. Zo wordt samen het beleid voor de toekomst bepaald, bottom-up in plaats van top-down. Teams doelmatig, innovatief én futureproof. In zo’n team willen we toch allemaal werken?