Teams en verandering

Verandermanagement, transitie, change. De termen vliegen je om je oren. De veranderingen ook. Voor veel organisaties noodzaak, soms simpelweg om te blijven bestaan. Waarom levert verandering dan zo’n gedoe op in teams? De teamleden weten toch zelf ook wel dat die verandering nodig is om hun baan te houden? Waarom dan dat gedoe? Kan het ook zonder?

Hoe verloopt teamontwikkeling?

Teamontwikkeling gebeurt in 3 fases. In fase 1, de startfase, kijken alle teamleden naar de teamleider, voorzitter of coördinator. Wat doet hij of zij? Neemt hij/zij de leiding en hoe dan? Zorgt hij/zij voor veiligheid en hoort iedereen erbij? Alles voelt nog zo kwetsbaar. Iedereen zwijgt en stemt (nog) toe, met de teamleider als spin in het web. Er is nauwelijks interactie, laat staan intimiteit, tussen de verschillende teamleden. Weet je nog? Die eerste schooldag? De juf of meester als je anker en je vooral gedeisd houden, de kat uit de boom kijken en hopen dat je snel een vriendje of vriendinnetje krijgt. Dat je erbij hoort ….. Fase 1 lijkt gemakkelijk maar vraagt hard werken van vooral de teamleider. Als de intimiteit (nog) laag is, moet de autoriteit namelijk hoog zijn. Dat zijn wetten van groepsdynamica. Over groepsvorming, informele leiders & het zwarte schaap Fase 1 kan in een split second in fase 2 veranderen. Het eerste grapje valt, de eerste vraag komt, het eerste tegengeluid is te horen, kletsmajoors beginnen zich te roeren, raddraaiers ook, zwijgers gaan meer naar de achtergrond. Het spel is op de wagen! Fase 2 is de fase waarin de informele leider zich profileert, groepjes zo niet bondjes ontstaan, het gedoe begint over “hoe gaan we hier met elkaar om?”, “wie heeft het voor het zeggen?” en “wie vindt wie aardig?”. En de angst geen aansluiting te vinden en misschien wel het zwarte schaap te worden. Niet bepaald de fase waarin eigenaarschap gedeeld wordt, iedereen zich verantwoordelijkheid voelt en waarin het team tot grote prestaties komt. De teamleden zijn op hun hoede en voeren misschien zelfs wel een achterhoedegevecht. Fase 2 is daarmee nog steeds hard werken voor de teamleider om ervoor te zorgen dat het eigenaarschap gedeeld gaat worden en niemand buiten de boot valt. Maar ook voor de teamleden. Fase 2 vraagt om heldere teamdoelen, rollen en taken om die doelen te halen en het vraagt om kaders, afspraken en regels waaraan iedereen zich committeert. Wat onder de tafel zit, moet op tafel gelegd worden, de teamleden moeten leren zaken bespreekbaar te maken en feedback te geven. Zo creëer je gemeenschappelijkheid, eigenaarschap en veiligheid. En voorkom je de voedingsbron voor bondjes, achterklap, zwarte schapen én gedoe. Fase 2 is niet bepaald roze, soms zelfs inktzwart. Het heeft mij wat hoofdbrekens gekost als leidinggevende (en ja, ook opdrachten als teamcoach ). Maar helaas is fase 2 nodig om naar die heerlijke fase 3 met zijn allen te bewegen. De fase die ik iedereen gun!

Flow

Heb jij ooit in een team gewerkt waarin het vanzelf lijkt te gaan, waarin iedereen met iedereen samenwerkt, elkaars talenten worden benut, niets wezenlijks onbesproken blijft? Ik gelukkig wel. Als teamlid en ook als leidinggevende. Heerlijk. In fase 3 is de intimiteit het hoogst en kan de autoriteit het allerlaagst zijn. Het is de fase van zelfverantwoordelijkheid, van optimaal samenwerken, van grote prestaties en van flow. Soms ook van oppermachtig zijn voor andere teams in de organisatie. Onoverwinnelijk bijna. Intimiderend goed. Als team wil je voor eeuwig in die fase blijven en als teamleider ook. En dan kondigt de directie of de eigenaar een verandering aan …….

Voorkomen van gedoe

Daar gaat je fase 3 en al je – ook innovatie – kracht. Hoppa. Een vrije val terug naar fase 2. Dag flow, welkom gedoe. Changemanagement vraagt op zo’n moment om groot inzicht in de ontwikkeling van teams en om leiderschap dat stuurt op bewegen tussen autoriteit en intimiteit. Opnieuw moet de vraag gesteld worden: “Wat is de bedoeling van ons team? Wat moeten wij met elkaar bewerkstelligen, wat zijn onze doelen, welke resultaten moeten we halen? Zitten – met het oog op eventueel nieuwe doelstellingen – de juiste mensen in ons team? Welke rollen en taken kennen we nu? Welke kaders, afspraken en regels zijn er nu nodig? De hele exercitie opnieuw? Ja, de hele exercitie opnieuw! Dat is de enige manier om gedoe te voorkomen of snel de juiste draai eraan te geven. Alles wat onder de tafel zit – dus zeker ook verdriet om het verlies van die heerlijke en optimale fase 3 en misschien wel van teamleden – moet op tafel komen. Boosheid, angst, zorg, onduidelijkheid, schaamte, rouw; het is er allemaal. Vooral bij grote veranderingen. We hadden het zo goed samen! Het ging zo lekker! We deden toch alles goed? Laat je dat allemaal onder het tafelkleed liggen, dan creëer je gedoe. Afscheid van fase 3 en aandacht voor de hernieuwde fase 2 kost tijd en energie van directie, management en van de teamleden zelf.

Wanneer een teamcoach?

Als teamcoach word ik bijna altijd gevraagd als het team blijft hangen of met een harde klap terugvalt in fase 2. Samen met de teamleden en de teamleider werken we dan hard om het team (weer) naar fase 3 te krijgen. En die vermaledijde fase 2 manifesteert zich helaas in veel gedaantes. Zich niet aan de afspraken houden, roddel en achterklap, uitsluiten van het zwarte schaap (en een nieuwe creëren als het zwarte schaap geschoren is), een veel te aanwezige informele leider tot ruzies, verschillende kampen, niet met elkaar praten, verspreid over het gebouw zitten om elkaar maar niet tegen te komen, wanhopig (en slecht) management en killing-the-leader. De 5 belangrijkste tips om gedoe in teams te voorkomen

1. Accepteer dat ieder team deze 3 fases kent, ook je eigen management- of directieteam.
2. Anticipeer, leg alles op tafel, communiceer, creëer openheid en transparantie en zorg zo voor een zo kort mogelijk fase 2.
3. Varieer als teamleider tussen autoriteit en intimiteit. Durf in stijl te variëren.
4. Huur eventueel een teamcoach in om de teamleider én het team tijdelijk te ondersteunen. Daarna kunnen ze het weer prima zelf.
5. Geniet van fase 3, hoe kort deze soms ook duurt!

Aan welk team denk jij nog met veel plezier terug? Wat precies maakte dit team zo plezierig? En wat zou je daarvan kunnen meenemen naar je huidige team? Ik hoor het graag. Veel succes én plezier.